Gå till huvudinnehåll Gå till sidfot

Integritet

AIX Arkitekter värdesätter din integritet och månar om och behandlar dina personuppgifter i enlighet med Dataskyddsförordningen (GDPR). Du ska kunna känna dig trygg när du anförtror oss dina personuppgifter.

Vad är GDPR?

GDPR (General Data Protection Regulation) är en förordning från EU som började gälla maj 2018. På svenska kallas förordningen för Dataskyddsförordningen. GDPR ger dig som individ ett starkt skydd och ett flertal rättigheter vid ett företags hantering av dina personuppgifter.

Vad är en personuppgift och vad innebär behandling av personuppgifter?

Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan kopplas till en fysisk person som är i livet. Exempelvis kan bilder och ljudupptagningar vara personuppgifter, även om inga namn nämns. Även krypterade uppgifter och olika elektroniska identiteter, exempelvis IP-adresser, är personuppgifter om de kan kopplas till fysiska personer.

Med behandling menar vi alla åtgärder och hantering med personuppgifterna. Det kan exempelvis vara insamling, läsning, registrering, lagring, bearbetning och spridning.

Varifrån samlar vi in personuppgifter?

Vi samlar in dina personuppgifter direkt från dig när du kontaktar oss, anmäler dig till vårt nyhetsbrev, söker jobb hos oss. Personuppgifterna hämtas även från dig när du tecknar eller vill teckna avtal med AIX i projekt, underkonsult eller annan typ av leverantör.

Vi kan även få dina personuppgifter från andra än dig såsom exempelvis din arbetsgivare, AIX avtalsparter Vi kan även inhämta personuppgifter från allmänt tillgängliga privata och offentliga register.

Vi behandlar dina personuppgifter främst för att fullfölja våra förpliktelser mot dig. Vår utgångspunkt är att inte behandla fler personuppgifter än vad som behövs för ändamål, och vi strävar alltid efter att använda de minst integritetskänsliga uppgifterna.

Vi behöver också dina personuppgifter för att ge dig bra service exempelvis vad gäller marknadsföring, uppföljning och information. Vi kan också behöva dina personuppgifter för att uppfylla lagar samt utföra kund- och marknadsanalyser. Branschspecifikt behöver vi också dina uppgifter för att kunna bemöta eventuella garantier och andra åtaganden i samband med utförda projekt.

Du har rätt att motsätta dig att vi använder personuppgifter för direktmarknadsföring. När vi samlar in personuppgifter om dig för första gången får du mer information om detta och hur du kan motsätta dig det.

Vilka personuppgifter samlar vi in?

Vilka personuppgifter vi samlar in beror vanligtvis på varför du kontaktar oss på AIX Arkitekter.
AIX behandlar personuppgifter om dig som är privatperson, befintlig eller potentiell kund, underkonsult eller leverantör till AIX.

De personuppgifter som vi behandlar är bland annat grundläggande information som namn, titel eller tjänst, CV, personnummer; fotografier, kontaktuppgifter som e-postadress, postadress och telefonnummer. Vi behandlar även ekonomisk information som faktureringsuppgifter, personuppgifter i samband med event, IP-adresser och uppgifter som du självmant registrerat och användargenererat innehåll.

Varför och på vilka grunder samlar vi på AIX in dina personuppgifter?

AIX för ett register över vilka behandlingar av personuppgifter som sker inom bolaget (en s.k. registerförteckning). På AIX hanterar vi bland annat dina personuppgifter utifrån ändamålen och de lagliga grunder som beskrivs utifrån exemplen nedan.

Syftet med att vi samlar in dina personuppgifter är bland annat för att:

  • fullgöra, administrera och tillhandahålla våra tjänster enligt avtal,
  • uppfylla våra skyldigheter enligt gällande lagar och författningar,
  • beställa och administrera tjänster och varor från våra underkonsulter eller leverantörer,
  • rekrytera dig som medarbetare, eller
  • utföra marknadsförings- och evenemangsaktiviteter.

AIX hanterar dina personuppgifter utifrån följande lagliga grunder:

  • behandlingen är nödvändig för att kunna ingå och/eller fullgörandet av ett avtal med AIX antingen som kund, underkonsult eller leverantör,
  • behandlingen är nödvändig för att uppfylla våra rättsliga förpliktelser och följa tillämpliga lagar och författningar (t.ex. bokföringslagen),
  • behandlingen är nödvändig för behandlingar som grundas på vårt berättigade intresse (t.ex. affärsutveckling, rekrytering, marknadsföring eller bedriva vår verksamhet – under förutsättning att AIX intresse väger tyngre än ditt intresse av skydd för den personliga integriteten),
  • behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk i samband med tvister, eller
  • samtycke (t.ex. vid event och prenumeration av nyhetsbrev eller annan information från AIX).

Vi utarbetar rutiner och arbetssätt för att dina personuppgifter ska hanteras på ett säkert sätt. Utgångspunkten är att endast arbetstagare och andra personer inom organisationen som behöver personuppgifterna för att utföra sina arbetsuppgifter ska ha tillgång till dem.

Vi ser årligen över våra register för att ej aktuella uppgifter rensas bort.

Våra säkerhetssystem är utvecklade med din integritet i fokus och skyddar i mycket hög grad mot intrång, förstöring samt andra förändringar som kan innebära en risk för din integritet.

Vilka kan vi komma att dela informationen med?

Vi lämnar inte ut dina personuppgifter till tredje part om du inte har samtyckt till det eller om det inte är nödvändigt för att uppfylla våra förpliktelser enligt avtal eller lag. I de fall vi lämnar ut personuppgifter till tredje part upprättar vi sekretessavtal samt säkerställer att personuppgifterna behandlas på ett betryggande sätt.
I vårt HR-system som hanterar våra medarbetares information har vi hög integritet och GDPR-inställningar systematiserat med automatisk radering direkt av personuppgifter – på både kort och lång sikt.

För att vi ska kunna fullfölja våra åtaganden kan dina personuppgifter komma att delas med och överföra dina personuppgifter till AIX avtals- eller samarbetspartners. Vi kommer att säkerställa att dina personuppgifter är skyddade vid ett överlämnande till en juridisk person. Genom att upprätta ett personuppgiftsbiträdesavtal säkerställer vi att din information är trygg och att behandlingen av dina personuppgifter sker i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning.

AIX kan även lämna ut dina personuppgifter till myndigheter eller andra offentliga aktörer om vi är skyldiga att göra det enligt lag. Dina personuppgifter kan även lämnas ut till domstolar, nämnder och/eller motparter i samband med tvister för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

Var behandlar vi dina personuppgifter?

Eftersom din säkerhet är viktig för oss strävar AIX alltid efter att personuppgifter ska behandlas inom EU/EES. AIX egna IT-system finns inom detta område och information som kan komma att skickas till andra system strävar vi efter att de överförs och behandlas endast inom EU/EES-området.

Om personuppgifter överförs utanför EU/EES kommer AIX vidta lämpliga och nödvändiga skyddsåtgärder för att säkerställa skyddet av dina personuppgifter och att dina rättigheter och friheter tillvaratas.

Hur länge sparar vi din information?

Dina personuppgifter kommer inte att sparas hos oss längre än nödvändigt, det vill säga för att uppfylla de ändamål som uppgifterna initialt samlades in för. Om personuppgifterna inte längre behövs för att uppfylla ändamålen kommer vi att sluta med behandlingen av dina personuppgifter. Notera att lagringstiden kan variera beroende på eventuell lagstadgad lagringstid – i dessa fall vi kommer alltså att fortsätta behandla dina personuppgifter om det krävs enligt gällande lagar och författningar, varför viss information kan alltså komma att sparas längre.

Vilka är dina rättigheter?

Du har rätt att:

  • Få information om AIX behandling av dina personuppgifter när vi samlar in personuppgifterna direkt från dig eller från annan.
  • Begära ut och få tillgång till vilka personuppgifter vi behandlar eller har tillgång till om dig, ett s.k. registerutdrag. Du kan begära en kopia av dina personuppgifter som vi har och hanterar kostnadsfritt en gång per kalenderår.
  • Få rättelse av felaktiga eller ofullständiga personuppgifter.
  • I vissa fall få dina uppgifter raderade, till exempel om dina personuppgifter inte längre är nödvändiga för de ändamål som de samlades in för.
  • I vissa fall invända mot behandling av personuppgifter som grundar sig på berättigat intresse och även en rätt att invända mot direktmarknadsföring.
  • I vissa fall begränsa behandlingen av dina personuppgifter.
  • I vissa fall få ut och/eller överföra personuppgifter till annan personuppgiftsansvarig (dataportabilitet).


Om du vill tillämpa någon av dina rättigheter är du välkommen att kontakta oss via info@aix.se. Vi behöver identifiera dig i samband med begäran av dina rättigheter för att säkerställa att rätt person får ta del av personuppgifterna.

Rätt att återkalla samtycke

Om vi inhämtat ditt samtycke vid behandlingen av dina personuppgifter innebär det att vi inhämtat ditt godkännande att hantera personuppgifterna. Vi sparar personuppgifter så länge du samtycker till att vi kontaktar dig såsom t.ex. i marknadsföringssyfte, vid rekrytering, vid evenemang och prenumeration av nyhetsbrev eller annan information från AIX.

Du har rätt att närsomhelst återkalla ditt samtycke genom att skicka ett e-postmeddelande till info@aix.se.

Hur skyddar AIX dina uppgifter?

AIX har vidtagit en rad tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda dina personuppgifter och vi arbetar aktivt med integritetsfrågor och utveckling av vår IT-miljö.

Anmälningar till evenemang

Personuppgifter (namn, organisation, e-post och telefonnummer) som lämnas i samband med evenemang sparas bara så länge som det krävs för administrationen av evenemanget och gällande bokföringsregler.

Anmälningar till nyhetsbrev

Personuppgifter (namn, organisation och e-post) som lämnas i samband med anmälningar till nyhetsbrev sparas bara så länge som du är prenumerant. När du avanmäler dig tar vi bort dina personuppgifter. Det finns möjlighet att avanmäla sig i nyhetsbrevet.

Information om kunder

Personuppgifter (namn, adress, telefonnummer, e-post, faktureringsuppgifter) som lämnas i samband med beställningar av konsulttjänster/produkter sparas bara så länge som krävs för administrationen av tjänsten/produkten och gällande bokföringsregler.

Information om leverantörer

Personuppgifter (namn, adress, telefonnummer, e-post, faktureringsuppgifter) som lämnas i samband med försäljning av konsulttjänster/produkter sparas bara så länge som krävs för administrationen av tjänsten/produkten och gällande bokföringsregler.

Vid rekrytering

Om du söker jobb eller praktik hos oss tar vi bara emot ansökningar via vårt rekryteringssystem, pga integritetsskäl och säker hantering. Vi sparar dina uppgifter så länge det behövs för administrationen av den aktuella tjänsten, samt även för eventuella framtida tjänster. Efter 12 månader anonymiseras din ansökan och raderas sedan efter 24 månader. Om du inte vill att vi sparar dina uppgifter för eventuella framtida tjänster, skriv det i meddelandefältet när du klickat på ”Ansök nu”. Om du söker PRAO hos oss sparar vi dina uppgifter så länge som krävs för administrationen av din PRAO-tid.

Utöver dessa kakor som kommer från denna webbplats sätts vissa kakor för inbäddat material, t.ex. Youtube, Sketchfab och liknande tjänster. Dessa kan hanteras i respektive tjänst.

Vill du hålla koll på oss? Anmäl dig till vårt nyhetsbrev.